Das Ideenpotenzial der Mitarbeiter zur Verbesserung der Unternehmensprozesse nutzen

Prozessverbesserung durch Mitarbeiterideen

Einstieg 

In vielen Unternehmen ist es gelebte Praxis, Verbesserungsideen durch die Mitarbeiter zu initiieren – meist gibt es sogar fest definierte Abläufe. Unter Begriffen wie „betriebliches Verbesserungsvorschlagswesen“ oder „Ideenmanagement“ werden diese Initiativen der Mitarbeiter im Unternehmen bewertet und entsprechend umgesetzt. In Unternehmen, welche sich „Lean“ auf die Fahne geschrieben haben, ist dieser Aspekt nicht nur wesentlich ausgeprägter, sondern auch ein Bestandteil der Unternehmensphilosophie.

In deutschen Unternehmen werden von den Mitarbeitern im Durchschnitt ca. 60 % der Ideen pro Jahr zur Verbesserung eingebracht. Vergleichsweise hierzu werden bei Toyota ca. 60 Ideen von einem Mitarbeiter pro Jahr eingebracht, von den ca. 95 % realisiert werden.

Dieser Erfolg liegt nicht einzig und allein in der Methodik, die ich nachfolgend vorstellen werde, sondern auch an der Einstellung der Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen und der verinnerlichten Philosophie der ständigen Verbesserung. Die unbürokratische Handhabung von Verbesserungsideen im Rahmen des PDCA trägt erheblich dazu bei.

Worum geht es konkret? 

Nahezu in jedem Unternehmen sind unternehmensinterne Normen oder Standards, wie methodisch Projekte, durchzuführen. Die PDCA-Methodik unterscheidet sich von einigen anderen Methoden, jedoch liegt sie einer wissenschaftliche Vorgehensweise zugrunde. Im ersten Schritt wird eine Hypothese formuliert. Im Rahmen der einzelnen Phasen des PDCAs gilt es, die Hypothese zu bestätigen oder abzulehnen. Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass Mitarbeiter, welche Verbesserungsideen einbringen, zu Beginn, mit der Vermutung über die Wirkung, den Startpunkt des PDCA-Prozesses setzen können.

Die 1. Phase „PLAN“ 

In dieser Phase wird nicht nur ein Zeitplan entworfen, sondern vielmehr erfolgt hier eine Analyse des Problems. Daher redet man häufig von 6 Schritten in dieser Phase.

1. In diesem Schritt wird das Problem definiert sowie die Ziele,

welche durch die Lösung des Problems erreicht werden sollen. Mithilfe von Ergebniskennzahlen soll der Zielzustand quantifiziert werden.

2. Gegenüberstellung von dem Ist- und Zielwert. Hierdurch wird die Abweichung ermittelt.

3. Bestimmung der Methode, welche angewendet werden soll, um das Problem zu lösen (z.B. Nutzung einer Fehlersammelliste).

4. Das Problem wird mithilfe von Lean-Werkzeugen analysiert.

5. Detaillierte Analyse des Problems und der erhobenen Daten sowie Definition der Problemursachen auf Basis von Genschi Genbutsu (ARTIKEL FOLGT!).

6. Potenzielle Hypothesen werden definiert. Zu beachten wäre hierbei, einen schnellen und kostengünstigen bzw. nachhaltigen Lösungsansatz zu entwickeln.

Die 2. Phase „DO“

Die Phase Zwei dient dazu, dass der nun entwickelte Lösungsansatz in eine Hypothese umgewandelt wird. Je nach Schwierigkeit bzw. Komplexität des Problems muss zwischen zwei verschiedenen Vorgehensweisen im Rahmen dieser Phase unterschieden werden.

Generell sind die meisten Probleme einfacher Natur. Beispiel: Ein Mitarbeiter hat eine Idee, mit welcher ein Arbeitsschritt um 4 Sekunden verkürzt werden kann. In solchen Fällen sind keine umfangreichen Testläufe von Nöten. Im Rahmen eines Experiments bekommt der Mitarbeiter die Gelegenheit seine Hypothese zu beweisen. Trifft die Hypothese zu, wir der Prozess angepasst. Somit wird ein neuer Standard definiert, um zukünftig den Prozess nach der neuen Vorgehensweise durchzuführen. Anschließend an die Testphase folgt sofort die Umsetzungsphase.

Bei komplexeren Problemen beginnt die Testphase nach Aufstellung der Hypothese. Ziel ist es auch hier, die Hypothese anzunehmen oder abzulehnen. Somit werden bei komplexen Problemen in der Do-Phase ausschließlich Tests durchgeführt.

Die 3. Phase „CHECK“ 

In Phase drei wird zuerst das Ergebnis des Tests bewertet. Bei den, wie vorab erwähnten, einfachen Problemen wird die Implementierung bewertet – also bei dem o. g. Beispiel in Phase

Zwei, ob die Veränderung zur geplanten Reduzierung der Prozesszeit im Arbeitsschritt führt.

Anders als bei einfachen Problemen wird bei komplexen Problemen, der Hypothesentest einer Bewertung unterzogen. In dieser Bewertung wird überprüft, ob die Tests zu dem in der Hypothese formulierten und erwarteten Ergebnisse geführt haben. Dementsprechend wird die Hypothese angenommen oder abgelehnt.

Nicht zu unterschätzen ist vor allem die gewonnene Wissenserweiterung durch die durchgeführten Tests, egal ob die Hypothese angenommen oder abgelehnt wird, da sich aufzeigt, welche Faktoren sich als wirkungsvoll oder eben nicht wirkungsvoll erwiesen haben.

Die 4. Phase „ACT“ 

In der letzten Phase, der Act-Phase, werden Entscheidungen auf Grundlage der Analyseergebnisse, der Tests und der in der ersten Phase festgelegten Zielvorgaben getroffen. Hierbei wird überprüft, ob die umgesetzte Verbesserung das definierte Ziel erreicht hat und somit das Projekt abgeschossen werden kann oder ein weiterer Durchlauf bei Nicht-Erreichung des definierten Ziels mittels eines erneuten Durchlaufes der PDCA-Phasen erforderlich ist.

Bei Zielerreichung, werden die vorab formulierten Verbesserungsmaßnahmen implementiert und in einem dafür vorgesehenen neuen Standardprozess definiert. Jedoch wird jetzt nicht der PDCA-Kreislauf geschlossen – vielmehr werden weitere Probleme in Angriff genommen. Idealerweise geht man an Probleme, welche relativ schnell umsetzbar sind, aktiv ran.

Falls die vorgegebenen Ziele nicht erreicht worden sind, geht der PDCA-Prozess wieder in die Plan-Phase zurück. Die vorab erfassten Daten und Erkenntnisse werden bei dem neuen Durchlauf jedoch ebenfalls verwendet, schließlich sorgen diese dafür, nicht erneut in dieselbe Richtung zu laufen. Der Prozess des PDCA wird solange für ein Problem durchlaufen, bis es wirksam und nachhaltig behoben ist.

Was bringt mir das? 

Setzt man die PDCA-Methodik im eigenen Unternehmen konsequent um, bringt sie folgende Vorteile mit sich:

• Verbesserungen laufen strukturiert und standardisiert in

einem definierten Prozess ab

• Es wird immer als Ziel die Ursachenbehebung angestrebt und nicht nur Symptome

• Einbindung und somit Nutzung sowie Förderung der Kreativität der Mitarbeiter, um Prozesse kontinuierlich zu verbessern

• Die Prozessverbesserung folgt immer mit dem Mitarbeiter und wird nicht am Managementtisch entschieden

• Die kontinuierlichen Verbesserungen mittels des PDCAs sind jeweils Zwischenschritte auf dem Weg zur Verwirklichung der Vision

Deshalb redet man beim PDCA von einen kontinuierlich ablaufenden Prozess, der hauptsächlich durch erkannte Probleme ausgelöst und angetrieben wird und durch Erreichung des nächsten Zielzustand der angestrebten Vision (dem Nordstern) näher kommt.

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